Labor & ER Manager/ Responsable Administration du Personnel

Job Summary / Mission

English

• Ensure daily all administrative work of the company in terms of labour & employee relations: keeping individual files of each employee, observing internal regulations but also observing social legislation.

Français

• Assurer au quotidien tous les travaux administratifs de l’entreprise en matière de personnel : la tenue des dossiers individuels de chaque salarié, de l’observation des règlements intérieurs mais aussi de l’observation de la législation sociale.

Key Duties and responsabilities / Activités clés et responsabilités

English

Administration & compliance

• Monitor all legal obligations related to the administrative management of employees.
• Prepare all letters or contracts for any changes to employee terms and conditions. Manage employment contracts and renewals.
• Coordinate confirmations of probationary periods.
• Prepare employee termination notices and related documentation and conducts exit interviews to determine reasons behind terminations.
• Coordinate exit management procedure to ensure a seamless and positive transition for departing employees.
• Assist payroll department by providing relevant employee information (e.g. leaves of absence, sick days etc)
• Ensure DCC is in compliance with all local labor laws, and minimization of legal exposure.
• Ensure contract, social security registration, tax identification submission by liaising with local administration of Labor: DDT/CNSS/ONEMO to ensure DCCs compliance with local labor laws.
• Establish a permanent dialogue with ACPE, FONEA, DDT, CNSS, to ensure the compliance of DCCs with local labor laws.
• Ensure that all HR forms are accurately completed by newly hired staff.

Employee relations

• Permanent dialogue with employees and social partners to answer their questions and centralize their needs.
• Listening to major internal changes in the company: social climate, economic situation, activity, etc.
• Respond to general queries from managers and employees, signposting them to the appropriate policies and procedures.
• Provide administrative support to line managers in HR processes, including note taking at investigations.
• Advise and coordinate with managers on appropriate resolution of employee relations issues and/or disciplinary action.
• Answer employees queries about HR-related issues
• Oversee update of the individual administrative files for each employee.
• Prepare employee layoff notices and related documentation and carry out the corresponding administrative procedures.

Payroll

• Develop systems to process payroll account transactions (e.g. salaries, benefits, garnishments, deductions, taxes and third-party payments)
• Coordinate timekeeping and payroll systems
• Oversee processing of payroll changes (e.g. new hires, terminations, raises) and system upgrades
• Keep updated employee records with all relevant information related
• Ensure compliance with relevant laws and internal policies. Ensure DCC is in full compliance with local taxation law requirements.
• Supervise and coach payroll clerks and assistants
• Liaise with auditors and manage payroll tax audits
• Collaborate with Human Resources (HR) and accounting teams
• Maintain accurate records and prepare reports
• Resolve issues and answer payroll-related questions

Compensation & Benefits

• Implement benefit programs (insurance, wellness etc.)
• Evaluate and manage with service providers (e.g. private insurance company)
• Assume responsibility of timely payment of monthly premiums
• Manage enrollments and determine employee eligibility
• Handle all benefit compensation and reimbursement procedures
• Coordinate leaves of absence and process claims or requests (Casual leaves, worker’s compensation etc.)
• Inform employees of their benefit options and plans and monitor use
• Collaborate with accounting department for payments and deductions
• Oversee the rewards and recognitions programs
• Ensure that compensation practices are in compliance with current legislation (pay equity, , etc)

Leadership & Team management

• Provide guidance to HR Officers in the execution of day-to-day tasks
• Assist in managing the unit’s budget and obtain approval for expenditure as defined in the approved manual of authority.
• Develop and submit periodic reports of HR activities in the Plant to the Head,
• Perform periodic checks to identify and resolve issues of discrepancies in employee information.
• Ensuring adherence to HR Policies and Supervising compliance on various HR related actions for all employees
• Set up KPIs for his unit and oversee designated nurses teams in the execution of their duties, providing expertise as required
• Evaluate ER & Payroll officers competencies and gaps then identify the training & coaching needs of his team, making sure that the coaching & training is imparted in association with the HR team
• Contributes to team effort by accomplishing related results as needed.
• Identifying critical positions and successions for the same
• Perform other tasks as assigned by the Country Head, HAM & Admin

QSE Responsibilities

• Know and fully apply DCC's API, IMS, HSSE requirements, policies, procedures.
• Take care of his own health and safety in the workplace and ensure that acts or omissions do not adversely affect the health and safety of other people.
• Take appropriate measures to minimize risks to quality, health and the environment.
• Communicate any case of hazardous situation to the Top management or QSE representative.
• Engage in the QHSE system by organizing/participating to all mandatory training and awareness
• Propose and carry out improvement, corrective and/or preventive actions.

The list of missions described in this document is not exhaustive and is subject to change

Français

Administration et conformité

• Surveiller toutes les obligations légales liées à la gestion administrative des employés.
• Préparer toutes les lettres ou contrats pour tout changement aux termes et conditions des employés. Gérer les contrats de travail et les renouvellements.
• Coordonner les confirmations des périodes probatoires.
• Préparer les avis de licenciement des employés et la documentation connexe et mener des entretiens de départ pour déterminer les raisons des licenciements.
• Coordonner la procédure de gestion des départs pour assurer une transition transparente et positive pour les employés qui partent.
• Aider le service de paie en fournissant des informations pertinentes sur les employés (par exemple, les congés, les jours de maladie, etc.)
• Assurez-vous que DCC respecte toutes les lois du travail locales et minimise les risques juridiques.
• Assurer le contrat, l'enregistrement à la sécurité sociale, la soumission de l'identification fiscale en assurant la liaison avec l'administration locale du travail: DDT / CNSS / ONEMO pour assurer la conformité des DCC avec les lois du travail locales.
• Établir un dialogue permanent avec l'ACPE, la FONEA, le DDT, la CNSS, pour assurer la conformité des DCC avec la législation du travail locale.
• S'assurer que tous les formulaires RH sont correctement remplis par le personnel nouvellement embauché.

Relation du personnel

• Dialogue permanent avec les salariés et les partenaires sociaux pour répondre à leurs questions et centraliser leurs besoins.
• Être à l'écoute des grands changements internes de l'entreprise: climat social, situation économique, activité, etc.
• Répondre aux questions générales des gestionnaires et des employés, en les signalant aux politiques et procédures appropriées.
• Fournir un soutien administratif aux supérieurs hiérarchiques dans les processus RH, notamment en prenant des notes lors des enquêtes.
• Conseiller et coordonner avec les gestionnaires la résolution appropriée des problèmes de relations avec les employés et / ou des mesures disciplinaires.
• Répondre aux questions des employés sur les problèmes liés aux RH
• Superviser la mise à jour des dossiers administratifs individuels de chaque employé.
• Préparer les avis de mise à pied et la documentation connexe et effectuer les démarches administratives correspondantes.

Paie

• Développer des systèmes pour traiter les transactions du compte de paie (par exemple, salaires, avantages sociaux, saisies-arrêts, retenues, impôts et paiements de tiers)
• Coordonner les systèmes de chronométrage et de paie
• Superviser le traitement des changements de paie (par exemple, les nouvelles embauches, les licenciements, les augmentations) et les mises à niveau du système
• Tenir à jour les dossiers des employés avec toutes les informations pertinentes relatives
• Assurer le respect des lois et politiques internes pertinentes. Veiller à ce que DCC se conforme pleinement aux exigences de la législation fiscale locale.
• Superviser et encadrer les commis à la paie et les assistants
• Assurer la liaison avec les auditeurs et gérer les audits fiscaux sur la paie
• Collaborer avec les équipes des ressources humaines (RH) et de la comptabilité
• Tenir des registres précis et préparer des rapports
• Résoudre les problèmes et répondre aux questions liées à la paie.

Rémunération et avantages

• Mettre en place des programmes de prestations (assurance, bien-être, etc.)
• Évaluer et gérer avec les prestataires de services (par exemple, compagnie d'assurance privée)
• Assumer la responsabilité du paiement en temps opportun des primes mensuelles
• Gérer les inscriptions et déterminer l'éligibilité des employés
• Gérer toutes les procédures d'indemnisation et de remboursement des avantages
• Coordonner les congés et traiter les réclamations ou demandes (congés occasionnels, indemnisation des travailleurs, etc.)
• Informer les employés de leurs options et plans d’avantages sociaux et surveiller leur utilisation
• Collaborer avec le service comptable pour les paiements et les déductions
• Superviser les programmes de récompenses et de reconnaissances
• S'assurer que les pratiques de rémunération sont conformes à la législation en vigueur (équité salariale, etc.)

Leadership et gestion d'équipe

• Fournir des conseils aux responsables des ressources humaines dans l'exécution des tâches quotidiennes
• Aider à gérer le budget de l’unité et obtenir l’approbation des dépenses telles que définies dans le manuel d’autorité approuvé.
• Développer et soumettre des rapports périodiques sur les activités RH de l'usine au responsable,
• Effectuer des vérifications périodiques pour identifier et résoudre les problèmes de divergence dans les informations sur les employés.
• Assurer le respect des politiques RH et superviser la conformité sur diverses actions liées aux RH pour tous les employés
• Mettre en place des KPI pour son unité et superviser les équipes d'infirmières désignées dans l'exécution de leurs tâches, en fournissant l'expertise au besoin
• Évaluer les compétences et les lacunes des agents ER et Paie, puis identifier les besoins de formation et de coaching de son équipe, en s'assurant que le coaching et la formation sont dispensés en association avec l'équipe des RH
• Surveille les principaux indicateurs de performance; rendre compte périodiquement des activités du département au besoin
• Conduire une évaluation PMS de l'équipe
• Contribue à l'effort d'équipe en obtenant des résultats connexes au besoin.
• Identifier les positions critiques et les successions
• Effectuer d'autres tâches assignées par le Directeur(rice) des Ressources Humaines

Responsabilités QSE

• Connaître et appliquer pleinement les exigences, les politiques et les procédures API, IMS, et HSSE de DCC.
• Prendre soin de sa propre santé et de sa sécurité sur le lieu de travail et s'assurer que les actes ou les omissions ne nuisent pas à la santé et à la sécurité d'autres personnes.
• Prendre les mesures appropriées pour minimiser les risques pour la qualité, la santé et l'environnement.
• Communiquer tout cas de situation dangereuse à la direction générale.
• S'engager dans le système QHSE en organisant/participant à toutes les formations et sensibilisations obligatoires
• Proposer et mener des actions d'amélioration, de correction et/ou de prévention.

• La liste des missions décrites dans ce document n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer.

Requirements

• Educations and skills / Qualifications et compétences

English

• BAC+4/5 in Law/HR or related disciplines
• Minimum 10 years of experience, with five (5) years of substantial experience working in a similar position.
• Thorough knowledge of national labour legislation required
• Good understanding of trends, challenges, opportunities, regulations and legislations relating to the cement manufacturing industry.
• Ability to analyze and solve problems.
• Strong leadership skills.
• Good communication skills.
• Very good people management and networking skills.
• Excellent negotiation skills.
• High sense of responsibility and accountability.
• High ethical standards.
• Proficiency in the use of MS Office Word and Excel, and SAP
• Fluent in both oral and written English;
• In-depth knowledge of local and DCC approved QHSE policies and norms
• Good knowledge of ISO standards

Français

• BAC+4/5 en droit / RH ou disciplines connexes
• Minimum 10 ans d'expérience, dont cinq ans (5) ans à un poste similaire.
• Connaissance approfondie de la législation nationale du travail requise
• Bonne compréhension des tendances, défis, opportunités, réglementations et législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment.
• Bonne compréhension des tendances, défis, opportunités, réglementations et législations relatives à l'industrie de fabrication du ciment.
• Capacité à analyser et à résoudre des problèmes.
• Solides compétences en matière de leadership.
• Bonnes capacités de communication.
• Très bonnes compétences en matière de gestion des personnes et de réseautage.
• Excellentes capacités de négociation.
• Sens élevé des responsabilités et de l'obligation de rendre compte.
• Normes éthiques élevées.Maîtrise de l'utilisation de MS Office Word et Excel, et de SAP
• Parler et écrire couramment l'anglais ;Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le DCC
• Bonne connaissance des normes ISO
  

Benefits

English

• Private Health Insurance
• Paid Time Off
• Training & Development

Français

• Assurance maladie privée
• Congé payé
• Formation et développement