Chef de Bureau Gao

Tâches et responsabilités principales

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• Tâches et responsabilités principales
• Responsabilités
• 1.   Stratégie
• Contribue à l’élaboration de la stratégie pays Search en apportant des éléments de contexte et les retours d’expérience aussi bien programmatiques que logistiques et financière;
• Communique de façon claire la stratégie pays de Search  auprès de son équipe, des communautés, autorités étatiques et traditionnels ainsi qu’à toute autre partie prenante externe à l’organisation;
• Identifie et communique des opportunités de financements dans sa zone opérationnelle en lien avec les priorités stratégique de Search;
• Contribue au suivi et à l’analyse du contexte sécuritaire dans la zone géographique afin d’identifier les risques et les opportunités, proposer des actions à sa ligne hiérarchique;
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• 2.   Superviser et gérer les activités du bureau
• Assurer la Représentativité de search Mali Mali au niveau de la zone
• Assurer le fonctionnement Administratif efficient du Sous Bureau
• Coordonner la mise en oeuvre efficace des activités de tous les projets rattachés au Sous Bureau;
• Assurer le suivi des toutes les planifications des projets gérés à partir du Sous Bureau;
• Assurer le suivi de l’engagement et de la relation avec les acteurs clés et les parties prenantes dans sa zone d’intervention
• Suivre les opérations financières du Sous Bureau
• Suivre les opérations logistiques et des achats du Sous Bureau
• Assurer le rôle du premier Responsable Sécuritaire de la zone pour les staffs;
• Contribuer à l’analyse sécuritaire, à la mise en place des normes sécuritaires et au suivi des recommandations et décisions sécuritaires;
• Partager avec le bureau national toutes les préoccupations qui se produisent dans la zone
• 3.  Gérer le programme du Sous Bureau
• Concevoir une stratégie de travail et de gestion du projet ;
• Supporter le Directeur des Programmes dans l’organisation des ateliers de lancement, de suivi et de clôture des projets ;
• Effectuer des visites fréquentes dans les communautés. Sur la base de ces visites, fournir une rétroaction et s'assurer que le personnel de la zone est guidé en conséquence.
• S'assurer que tous les projets et programmes sont alignés sur les programmes et résultats de base de Search et conformément à sa stratégie et ses politiques,
• Maintenir un taux de consommation sur tous les projets et projets financés par les donateurs d'au moins 90%
• Faire la planification annuelle des activités du projet et du budget ;
• Actualiser la planification chaque trimestre
• Faire un plan de communication et d’engagement avec les acteurs clés et parties prenantes ;
• Suivre la mise en œuvre des planifications par le project officer et les assistants au projet.
• Maintenir un contrôle interne continu à tous les niveaux de mise en œuvre des projets
• Développer des initiatives pour diffuser la stratégie Search dans la zone
• 4 .Gérer les finances du Sous Bureau
• Assurer la gestion financière mensuelle et trimestrielle de tous les projets.
• Obtenir les relevés BVA pour tous les projets, vérifier leur exactitude et participer et co-organiser les réunions mensuelles de suivi budgétaire (BVA);
• Préparer les projections mensuelles de trésorerie pour tous les projets avec les délais requis et surveiller tous les décaissements.
• Participer activement à la préparation de l'audit, à la réponse de la direction et au suivi du plan d'actions.
• Garantir l'exactitude et la soumission dans les délais requis des rapports financiers et périodiques
• 5.  Développer les ressources humaines
• Assure la supervision des équipes programmes, logistiques, financières et RH basés dans ses zones d’intervention.
• Conformément aux procédures de gestion des performances de Search, supervise les chefs de projet et supports dans la région
• S'assure que le recrutement et la gestion du personnel sur le terrain sont conformes à la procédure et aux politiques de Search, y compris une induction appropriée, ainsi que des opportunités et des formations pour le développement des capacités
• S'assurer que tous les membres de l'équipe de la zone sont correctement engagés dans l'exécution efficace des tâches.
• S'assurer que les membres de l'équipe de secteur connaissent et comprennent leurs rôles et responsabilités et ceux des autres membres.
• Coordonner le travail de l'équipe pour s'assurer que les objectifs de l'équipe sont atteints
• Renforcer les capacités du personnel dédié au projet ;
• Définir des objectifs de performance pour le personnel
• Évaluer les performances du personnel et fournir les informations en temps opportun.
• Organiser des réunions périodiques sous forme de 1 to 1 pour discuter des performances du personnel sous supervision et faire de recommandation au SRH ;
• Organiser des activités de cohésion d’équipe et de renforcement de la confiance entre staffs ;
• S'assurer que toutes les politiques de l'emploi sont en place et répondent à toutes les exigences légales.      
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• 6. Supporter la mobilisation des ressources
• Soutenir le directeur de programme et le responsable du développement des ressources dans la mobilisation des ressources
• 7.  Gérer les partenaires et les parties prenantes
• Produire une matrice des acteurs clés et des parties prenantes des projets
• Produire une stratégie sur l’engagement des acteurs clés et des parties prenantes des projets
• Tenir des rencontres régulières avec les partenaires de mise en oeuvre des projets
• Représenter Search à toutes les rencontres humanitaires, sécuritaires et de développement pertinentes
• Développer les capacités des partenaires en matière de planification, de suivi et d'évaluation
• Partager avec les partenaires les politiques et procédures de Search
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• 8.  Créer et entretenir les relations publiques
• Diffuser des informations afin que les partenaires, les autorités locales et les communautés soient pleinement au courant de la stratégie de Search et de son travail dans la zone
• Initier des activités spécifiques et utiliser du matériel approprié pour accroître le niveau de sensibilisation aux principaux résultats de la mission de Search au sein des communautés.
• Cultiver et entretenir de bonnes relations avec le gouvernement et d'autres organisations afin d'optimiser les opportunités de marketing et de financement.
• Favoriser la bonne volonté et la coopération en représentant Search de manière professionnelle et correcte
• Soutenir le développement de réseaux avec d'autres acteurs travaillant dans le domaine de la cohésion sociale et de la transfrmation des conflits
• 9. Participer à l'équipe de gestion nationale
• Participer activement à la gestion et au développement de l'organisation en devenant membre actif de l'équipe de gestion nationale.
• Contribuer à la formulation et à la mise en œuvre de politiques, procédures et exigences légales pour les opérations dans le pays.
• Donner des commentaires et des contributions concrètes pour toutes les décisions prises par l'équipe de gestion nationale.
• Soumettre régulièrement des documents conceptuels, partager des projets innovants et réussis et participer activement à un
• réseau d'apprentissage avec d'autres pour améliorer les résultats organisationnels.
• 10.   Autres missions
• Accomplir toute autre tâche pertinente qui peut être assignée par le superviseur
• Compétences et qualifications
• Les Qualifications
• Avoir 12 (douze) années d’expérience professionnelles dont cinq (05) ans dans la gestion  des projets,  la conception, la mise en œuvre, le suivi, l'évaluation et la rédaction de rapports est requise
• Avoir des compétences de leadership et management,
• Une expérience  en gestion  d’administration,    
• Une expérience confirmée de la communication, des finances, de la gestion des ressources humaines et du soutien à la collecte de fonds est requise. Un budget important géré est préférable ;
• Maitrise  du français et de l'anglais
• Maîtrise des langues locales est un atout,
• Connaissances en informatique excel avec un niveau intermédiaire
• Expérience dans les activités de formation, de présentation, de facilitation et de renforcement des capacités liées au suivi, à l'évaluation et à la planification des travaux du projet, et à l'élaboration de matériels, de documentation et de rapports.
• Très bonnes compétences en planification stratégique et en prise de décision
• Esprit créatif et capacité à travailler de sa propre initiative, à respecter les délais et à travailler dans des projets complexes avec des équipes multiculturelles
• Très bonne capacité à gérer les relations interpersonnelles et à travailler efficacement avec les autres, à établir et à maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique tout en faisant preuve de sensibilité et de respect pour la diversité
• Excellentes compétences analytiques
• Engagement fort envers les valeurs, politiques et procédures institutionnelles.
• Qualités et aptitudes :
• Être polyvalent ;
• Être rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures ;
• Avoir de bonnes qualités relationnelles ;
• Être intègre, honnête et de bonne moralité ;
• Être flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
• Être disponible immédiatement ;
• Travailler sous pression ;
• Avoir le sens du respect des délais ;
• Avoir un sens de l’organisation ;
• Avoir un sens de la communication élevée ;
• Avoir le sens du travail d’équipe.
•  Autres compétences clés :
• Travailler avec les gens : la capacité de respecter les opinions et les contributions des autres membres de l’équipe ; faire preuve d'empathie, d’écoute, de soutien ; consulter les autres et partager les informations et l'expertise, construire l'esprit d'équipe et s'adapter à l'équipe.
• -Flexibilité : La capacité de s'adapter à l'évolution des circonstances et des priorités, à tolérer l'ambiguïté, à adapter le style personnel à différentes personnes et situations.
• -Recherche de résultats et d’efficacité : la capacité d'établir des normes de qualité, de surveiller et de maintenir la qualité du travail et de fixer des objectifs pour atteindre une amélioration continue.
• Gestion des relations : la capacité de gérer les interactions, de fournir des services et de soutenir l'organisation tout en créant un réseau interne et externe efficace.
• Leadership et navigation : la capacité de gérer et de contribuer aux initiatives et processus au sein de l'organisation tout en progressant vers le changement et l'amélioration continue.
• -Communication : La capacité d'échanger efficacement des informations avec les autres, de fournir efficacement des informations critiques, de recueillir des informations et de communiquer avec les autres.
• Habilité globale et culturelle : la capacité de valoriser et de considérer les perspectives et les antécédents de toutes les parties et de pouvoir travailler de manière interculturelle.
• Pratique éthique : La capacité d'intégrer la vision de Search, la mission et les valeurs fondamentales, l'intégrité et la responsabilité dans toutes les pratiques organisationnelles et professionnelles.
• Évaluation critique : La capacité d'interpréter les informations pour prendre des décisions adaptées et des recommandations basées sur une analyse approfondie, les meilleures pratiques et une compréhension des résultats attendus.
• Sens des affaires : La capacité de comprendre et d'appliquer les informations pour contribuer au plan stratégique de l'organisation.
• Développer les autres : La capacité de fournir un soutien pour améliorer les performances et la croissance professionnelle.
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