Assistant(e) des Finances

OFFRE D’EMPLOI

People In Need recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel est faite sur une base concurrentielle, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les genres.

Ainsi, les Candidatures féminines, des personnes vivant avec handicap sont vivement encouragées et privilégiées.

Ce poste convient aux étudiants ou aux jeunes diplômés.

Poste : ASSISANT(E) DES FINANCES

Département : Finance

Lieu : Bukavu, avec des déplacements occasionnels dans les différentes bases.

Superviseur direct : Finance Coordinator

Date limite de dépôt : 28.2.2023

Responsabilités générales :

L’Assistant des finances est responsable des tâches quotidiennes de la comptabilité tout en respectant des règles financières de PIN et des bailleurs.

Il travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe ainsi qu'avec les membres d'autres départements, principalement les programmes et la logistique.

Le superviseur direct de l’Assistant des finances est le coordinateur des finances, qui fournit également un soutien et une formation supplémentaire si nécessaire.

Ce poste est hautement administratif.

Responsabilités

Gestion de la trésorerie

• Après la période d’essai et basé sur ses compétences, nous pouvons lui proposer la gestion de la petite caisse en remplacement du caissier principal

• Enregistre les transactions dans Navision et met à jour quotidiennement le livre de caisse, s'assure que tous les documents comptables sont approuvés correctement et conformément aux règlements du PIN, et que toutes les transactions sont accompagnées des pièces justificatives appropriées, vérifiées par FO.
• Effectue des rapprochements hebdomadaires et mensuels
• S'assure que tous les documents sont archivés électroniquement et physiquement.
• Fait le suivi, la vérification et le postage de la comptabilité du terrain dans Navision

Facturation et contrat

• L’Assistant de finances est responsable du traitement comptable approprié des factures entrantes sans aucun retard nécessaire.
• Lance le processus d'approbation des factures après leur vérification et s'assure de leur classement physique.
• Finalise le processus d’archivage électronique des contrats avec les partenaires et effectuer leur classement physique approprié

Autres

• Participe à la formation et au renforcement des capacités des collègues nouvellement recrutés.
• Si nécessaire, il se rend chez des partenaires et des fournisseurs afin d'effectuer un paiement, d'obtenir des documents ou de clarifier certaines informations.
• Des déplacements occasionnels de courte durée dans les bureaux extérieurs sont nécessaires pour assurer une formation, soutenir l'équipe financière locale ou transférer des documents.
• Participe aux travaux préparatoires des audits des donateurs et d'autres autorités.

• Promouvoir activement le respect des procédures administratives et financières au sein de l'équipe de la mission PIN en RDC, être vigilant en cas de non-respect d'une procédure financière.

• Prépare la déclaration trimestrielle de sommes versées aux tiers.

• Participe à tout autre service dans le département des finances.

• Et toute autre tâche pertinente confiée par son responsable

Formation/Expérience

Obligatoire :

• Formation : Diplôme d'études secondaires, étudiant universitaire actif ou jeune diplômé.
• Expérience : toute expérience administrative pertinente est un atout
• Compétences informatiques : Bonne connaissance d'Excel (tableaux, formules de base), de Word et d'Outlook, capacité à apprendre de nouveaux logiciels et à travailler avec un scanner.
• Langues : Maîtrise du swahili et du français (oral et écrit), une connaissance de base de l'anglais est un atout. Volonté d'apprendre l'anglais au travail.
• Autres : Bonne capacité physique, manuel, débrouillard, bon comportement, personne digne de confiance, Flexible et facile à apprendre, Sérieux et strict dans le respect des délais, Bon sens de l'organisation, attention aux détails et gestion efficace du temps, Forte compréhension de la confidentialité.

Avantages de travailler pour PIN

• Salaire basé sur l'échelle salariale interne. Les candidats seront informés au début du processus de recrutement.
• Horaire de travail standard de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi.
• Per diem et indemnité de logement pour le travail en dehors du bureau d'affectation, selon le lieu.

• PIN accord l’indemnité de transport à ses employés
• PIN couvre tous les frais liés aux déplacements professionnels (par exemple, la visite de sites de projets). Cela comprend l'hébergement et le transport.
• 18 jours de congés annuels payés (soit 1.5 jours par mois) et après 5 ans ininterrompus de service, 24 jours de congés annuels (soit 2 jours par mois).
• Soins medicaux, PIN couvre une assistance médicale complète : HPRGB et BIOPHARM pour l’employé(e), son conjoint et ses enfants.
• Congé de maladie entièrement payé jusqu'à un mois

• Congé de maternité de 3 mois, conformément à la loi, pendant lequel 2/3 du salaire est versé.
• Réduction de la journée de travail d'une heure pendant les 6 mois suivants le retour du congé de maternité.
• Congé de paternité de 2 jours
• Crédits de communication sont donnés mensuellement
• PIN favorise une croissance de la carrière et la mobilité interne

• Environnement international avec la possibilité d'apprendre des autres programmes nationaux de PIN et des départements basés au siège à travers des échanges via diverses plates-formes (Skype, teams,…).
• Renforcement des capacités avec des formations internes et externes, y compris la formation d'initiation.
• Des cours d'anglais pendant le temps de travail
• Possibilités d'apprentissage interne en ligne, comme l'accès à la plateforme e-learning de PIN et aux webinaires.
• PIN organise des événements d'entreprise pour renforcer l'esprit d'équipe

• Environnement de travail amical et équitable avec un petit collectif où tout le monde se connaît.

Nous nous engageons à garantir la diversité et l'égalité des sexes au sein de notre organisation et encourageons les candidat.e.s issu.e.s de milieux divers à postuler. Le personnel doit respecter le Code de conduite qui peut être lu ici : peopleinneed.canto.global/b/HM73G

Les dossiers de candidatures doivent contenir :

• Un CV mis à jour (1 page maximum) avec 2 références (travail/école)
• Une lettre de motivation décrivant l'expérience et les qualifications du candidat (1 page maximum).
• Pour les chômeurs, une copie de la carte de demandeur d'emploi sera exigée.
• D'autres documents pour compléter les dossiers seront exigés ultérieurement pour les candidats sélectionnés pour les étapes suivantes.

Ce poste vous intéresse ? Postulez :

Vous pouvez postuler via Workable en cliquant sur ce lien: https://tinyurl.com/yckp9u72

PIN n'accepte que les candidatures en ligne via Workable, les documents papier ne seront pas pris en compte.

NB :

• Les candidats présélectionnés seront invités à un entretien écrit et oral.
• PIN est à la recherche de 2 assistants administratifs

Fait à Bukavu, le 17 Février 2023

Pour l’Administration PIN